EH&S Style Guide

4 Table of Contents Introduction�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 Consistency Rules �������������������������������������������������������������������������������������������������������6 Brand Elements �����������������������������������������������������������������������������������������������������������7 Clarity �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 Organization ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 8 Editing�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9 Accuracy������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 9 Contact Information Formats ������������������������������������������������������������������������������������� 10 Telephone numbers ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Mailing addresses�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Campus Zip Codes������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 10 General Guidelines ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 Spacing after a period ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Acronyms����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Ampersands �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Lists ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Numbers ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 12 Serial Commas (Oxford Commas) ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 12 Colon ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 12 URLS and Web Addresses������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 12 EH&S Documents ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 13 Official Correspondence / Memos ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13 Forms �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 Publications ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 PowerPoint Presentations ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 Email���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 Graphic Elements ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 18 Storage of Graphic Elements / Images ����������������������������������������������������������������������������������������������� 18 Copyright Law ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 20 Finding Copyright Owners & Getting Permission �������������������������������������������������������������������������������� 20 Terms��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 20 Disclaimers ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Statement on Non-discrimination �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Non-endorsement Disclaimer �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21